Finans

Kenar çubuğundaki Finans bölümü finans özetiyle açılır. Üstteki sekmeler Masraflar, Faturalama, Yükleniciler, Bütçeler ve Kârlılık sayfalarına götürür; Diğer menüsünde Oran kartları, muhasebe aktarımları, Dönemler ve Ayarlar yer alır.

Yalnızca açmaya yetkili olduğunuz sayfaları görürsünüz; bağlantı da sayfa da aynı yetkiyi denetler. Rollerinizden ve size atanan izin setlerinden gelen yetkiler birlikte değerlendirilir; yüklenici hesapları yalnızca dış kullanıcılara açık yetkileri alır. Varsayılan olarak kurum sahipleri ve yöneticiler, çalışan maliyet oranları dışındaki finans verilerini görür. Kayıt eklemek ya da değiştirmek için ilgili yetki gerekir ve her kayıtta bir gerekçe istenir.

Finans özetiBaşlık bağlantısını kopyala

Finans özeti temel göstergeleri tek sayfada toplar:

• Bütçe kullanımı: bütçeleriniz arasındaki en yüksek kullanım oranı.
• Açık uyarılar: hâlâ açık olan bütçe uyarıları.
• Bu ayın dönemi: içinde bulunulan ayın, örneğin masraf defteri için açık olup olmadığı.
• Bekleyen masraf onayı: karar bekleyen masraf sayısı.
• Bütçe ve gerçekleşen: her bütçe kapsamı için gerçekleşen tutar, bütçe ve kullanım; yanında Normal ya da Yarıyı geçti gibi bir etiket.

Kısayollar bölümü tüm bütçelere, tüm uyarılara, dönemlere ve onay kuyruğuna götürür.

MasraflarBaşlık bağlantısını kopyala

Masraflar sekmesinde üç görünüm vardır: Masraflarım, Masraf onayları ve Geri ödemeler. Masraflarım, kendi masraflarınızı tarih, satıcı, kategori, tutar, fiş eklenip eklenmediği ve durumla listeler. Tutarlar yazdığınız gibi saklanır; arada hiçbir yuvarlama yapılmaz.

Masraf girmeBaşlık bağlantısını kopyala

Destek oturumunda sayfa açılır, ancak hiçbir şey değiştirilemez.

Masraf onayıBaşlık bağlantısını kopyala

Gönderilen masraf bir onay zincirinden geçer: önce yöneticiniz, sonra finans. Tutar kurumunuzun belirlediği sınırın (varsayılan 10.000 TL) üzerindeyse ya da para birimi Türk lirası değilse, bu ikisinin arasında masraf merkezinin sorumlusu da onay verir. Onaylayıcılar bekleyen masrafları Masraf onayları görünümünde bulur.

Her onay zincirinde şu kurallar geçerlidir:

• Kimse kendi masrafını onaylayamaz.
• Aynı kişi art arda iki adımı onaylayamaz.
• Onaylayacak kimse bulunamazsa (örneğin inceleyen birim tanımlı değilse) masraf gönderilmez ve bunu bildiren bir ileti görürsünüz.
• Gönderdiğiniz taslağı değiştirirseniz yeniden onay gerekir. Önceki onay, değişen içeriği hiçbir zaman kapsamaz.

Geri ödemeBaşlık bağlantısını kopyala

Kendi cebinizden ödediğiniz ve onaylanan masraf, Geri ödemeler görünümünde izlenen tek bir yol izler: önce ödemeye planlanır, sonra ödenir. Ödendi son durumdur. Şirket kartıyla yapılan masraflar geri ödenmez.

Masrafı onaylayan hiç kimse ve masrafın sahibi, ödemeyi planlayamaz ya da ödendiğini onaylayamaz.

BütçelerBaşlık bağlantısını kopyala

Bütçe bir projeye, bir departmana ya da bir masraf merkezine aittir; saat, maliyet ya da gelir üzerinden tutulur. Saat ondalıklı sayı olarak, maliyet ve gelir para biriminin ana birimiyle girilir.

Bütçe oluşturmaBaşlık bağlantısını kopyala

Her değişiklik numaralı yeni bir revizyondur ve durumu önerildi, onaylandı ya da kapandı (yerini yenisine bıraktı) olur. Son onaylı toplamı yüzde onun üzerinde değiştiren bir revizyonu, öneren kişiden başka biri onaylamalıdır. Daha sonraki bir revizyon onaylandığında, ondan önceki açık öneriler kapanır. Onaydan sonra bütçenin konusu, ölçüsü ve para birimi değişmez.

Bütçe sapması grafiği bugüne kadar gerçekleşen tutardan bütçenin çıkarılmasıyla bulunan farkı gösterir. Grafikte en büyük sapmalar çizilir; tüm bütçeler altındaki tabloda yer alır. Bir bütçenin sayfasında kullanım, revizyonlar, bütçe ve gerçekleşen karşılaştırması ile uyarı geçmişi bulunur.

KârlılıkBaşlık bağlantısını kopyala

Kârlılık sayfası maliyeti, masrafları, geliri ve marjı ay ay, Projeler ya da Departmanlar için gösterir. Başlangıç ayı ve Bitiş ayı seçip Uygula düğmesine basın. Maliyet oranı olmayan saatler satırda işaretlenir; bu saatler sıfır sayılmaz, maliyetin dışında bırakılır. Her satırdan Maliyet satırları ve Tahmin sayfalarına geçersiniz.

Faturalama ve yüklenicilerBaşlık bağlantısını kopyala

Faturalama sayfasında faturalar, iade faturaları ve faturalama planları yer alır. Faturalar taslak, incelemede, onaylandı, kesildi, gönderildi, kısmen ödendi, ödendi ve iptal durumlarından geçer; yeni bir fatura taslağını bu sayfadan başlatırsınız. Yükleniciler sayfasında saat ve tutar üst sınırları ile saatlik maliyetleriyle yüklenici sözleşmeleri, tedarikçi faturaları ve eşleştirme bulunur.

OranlarBaşlık bağlantısını kopyala

Oran kartları; kurum, müşteri, proje, rol, görev türü ya da çalışan için, her biri kendi tarihleriyle, saatlik ya da kayıt başına faturalama oranlarını tutar. Bir iş için en özel satır geçerlidir; sıralama çalışan, görev türü, rol, proje, müşteri, kurum şeklindedir. İki satır eşit çıkarsa hiçbir oran seçilmez.

Yeni bir kart, satır ekleyip çıkarmak ya da son onaydan bu yana oranları toplamda yüzde onun üzerinde değiştirmek, başka birinin onayını bekler. Kaydettikten sonra sayfa, değişikliğin yürürlüğe mi girdiğini yoksa onay mı beklediğini bildirir. Onayla düğmesini yalnızca başka biri görür.

Maliyet oranları (Oranlar → Maliyet oranları) çalışanların saatlik maliyetidir. Maaş bilgisi sayıldığı için ayrı bir yetki gerektirir; kurum sahipleri ve yöneticiler bu yetkiyi kendiliğinden almaz. Bir tarih aralığı için oran önerirsiniz, başka biri onaylar. Onaylanmış oran düzenlenmez: yeni bir aralık önerilir, o onaylandığında önceki oran o tarihte sona erer. Kişiler adlarıyla görünür.

DönemlerBaşlık bağlantısını kopyala

Finans kayıtları her defter için (masraf, satış, alış, vergi ve maliyet) aylık dönemlere ayrılır. Dönemler sayfası her defterin aylarını açık, geçici kilitli ya da yeniden açma istendi gibi durumlarıyla ve Yönet işlemiyle listeler.

• Bir ay geçici olarak kilitlenebilir, bittikten sonra kapatılabilir.
• Kapalı bir ayı yeniden açmak için bir kişinin istemesi, başka birinin onaylaması gerekir. Yeniden açma isteği geri çekilebilir ve 30 gün sonra geçerliliğini yitirir.
• Kesin kilit tarihi yalnızca ileri alınabilir.
• Kapalı bir aya ya da kesin kilit tarihinden önceye tarihli kayıt saklanmaz. Geçici kilitli bir ay, yalnızca kilidi aşmaya yetkili kişilerin kayıtlarını kabul eder.
• Varsayılan olarak maliyet ve satış dönemi, ilgili zaman dönemi kilitlenmeden kapatılamaz. Yönetici bu kuralı kapatabilir.

Bu işlemler API üzerinden de yapılabilir.

AyarlarBaşlık bağlantısını kopyala

Finans ayarları dört listeye götürür. Her liste kayıtlarını gösterir, pasif olanları işaretler; yönetme yetkisi olan kişi yeni kayıt ekleyebilir ya da var olanı düzenleyebilir.

Sık sorulan sorularBaşlık bağlantısını kopyala