Finans
Finans, ekiplerinizin yaptığı işi maliyeti ve getirisiyle buluşturur. Çalışanlar masraf girer; yöneticiler ve finans bunları onaylar; finans ekibi bütçeleri, faturalamayı ve maliyet oranlarını tutar, bütçeyi gerçekleşenle karşılaştırır ve aylık dönemleri kapatır. Akollo genel muhasebe defteriniz değildir: kayıtların esas kaynağı muhasebe sisteminiz olarak kalır.
Finans’ın kenar çubuğunda kendi bölümü vardır. Önce Finans özeti açılır; sekmeler Masraflar, Faturalama, Yükleniciler, Bütçeler ve Kârlılık sayfalarına götürür; Diğer menüsünde Oran kartları, muhasebe aktarımları, Dönemler ve Ayarlar yer alır. Tüm alanlar ve durumlar için bkz. Finans.
Kimler kullanır
| Rol | Burada ne yapar |
|---|---|
| Çalışan | Fişleriyle masraf girer ve masrafını Masraflarım ve Geri ödemeler görünümlerinde geri ödemeye kadar izler. |
| Yönetici | Onay zincirinin ilk adımı olarak ekibinin masraflarını onaylar. |
| Masraf merkezi sorumlusu | Kurumun belirlediği sınırı aşan ya da Türk lirası dışındaki para birimindeki masrafları onaylar. |
| Finans ekibi | Masraflara son onayı verir, geri ödemeleri planlar ve onaylar; bütçeleri, faturalamayı, yüklenicileri ve oran kartlarını tutar; dönemleri kilitler ve kapatır. |
| Proje ya da departman sorumlusu | Kendi kapsamı için bütçe ve gerçekleşeni ve kârlılığı izler. |
| Maliyet oranı yetkisi olanlar | Çalışanların saatlik maliyet oranlarını önerir ve onaylar. Bu maaş bilgisidir; kurum sahipleri ve yöneticiler bu yetkiyi kendiliğinden almaz. |
| Sistem yöneticisi | Ayarlar altında masraf merkezlerini, numara serilerini, masraf kategorilerini ve vergi kodlarını tutar. |
Ana ekranlar
| Ekran | Ne gösterir |
|---|---|
| Finans özeti | Bütçe kullanımı, Açık uyarılar, Bu ayın dönemi, Bekleyen masraf onayı ve Bütçe ve gerçekleşen tablosu ile Kısayollar. |
| Masraflar | Üç görünüm: Masraflarım, Masraf onayları ve Geri ödemeler. |
| Bütçeler | Kapsamı, temeli, tutarı ve durumuyla her bütçe ve en büyük sapmaları gösteren Bütçe sapması grafiği. |
| Kârlılık | Projeler ya da Departmanlar için ay ay maliyet, masraf, gelir ve marj; her satırda Maliyet satırları ve Tahmin. |
| Faturalama | Faturalar, iade faturaları ve faturalama planları. Yeni fatura taslağını bu sayfadan başlatırsınız. |
| Yükleniciler | Saat ve tutar üst sınırları ile saatlik maliyetleriyle yüklenici sözleşmeleri, tedarikçi faturaları ve eşleştirme. |
| Oran kartları ve Maliyet oranları | Kurum, müşteri, proje, rol, görev türü ya da çalışan bazında faturalama oranları ve çalışanların saatlik maliyetleri. |
| Dönemler | Her defter (masraf, satış, alış, vergi, maliyet) için aylık dönemler, durumları ve Yönet işlemi. |
| Ayarlar | Masraf merkezleri, Numara serileri, Masraf kategorileri ve Vergi kodları (KDV). |
Temel işler
Masraf girme
Masrafı başlatın
Masraflar sekmesinde Yeni masraf düğmesini seçin.
Ayrıntıları girin
Tarihi, satıcıyı, kategoriyi, tutarı, KDV tutarını ve para birimini (varsayılan olarak ana para biriminiz), satıcının vergi numarasını, ödeme şeklini ve masrafın faturalanabilir olup olmadığını girin. Kaydedin; masraf, düzenleyebileceğiniz ya da silebileceğiniz bir taslak olur.
Fişi ekleyin
10 MB’a kadar JPEG, PNG, HEIC ya da PDF dosyası ekleyin. Aynı fiş daha önce kullanıldıysa uyarı görürsünüz ve gönderirken nedenini yazmanız istenir.
Onaya gönderin
Masrafı gönderin. Bundan sonra masraf salt okunurdur ve onay zincirinden geçer.
Masraf onaylama
Onay sırasını açın
Masraflar → Masraf onayları görünümünü açın.
İnceleyip karar verin
Tutarı, kategoriyi ve fişi kontrol edin, sonra onaylayın ya da reddedin. Önce yönetici, gerekiyorsa masraf merkezi sorumlusu, ardından finans onaylar.
Bütçe oluşturma
Bütçeyi başlatın
Bütçeler sekmesinde Yeni bütçe düğmesini seçin.
Kapsamı ve temeli seçin
Bir proje, departman ya da masraf merkezi ve bir temel seçin: saat, maliyet ya da gelir. Para birimini belirleyin.
Tutarı ve aşım kuralını girin
Tek bir toplam ya da aylık satırlar girin, aşımın yalnız uyarı mı vereceğini yoksa yeni taahhütleri mi engelleyeceğini seçin ve gerekçeyle kaydedin. Son onaylı toplamı yüzde ondan fazla değiştiren bir değişiklik başka birinin onayını gerektirir.
Kârlılığı inceleme
Görünümü seçin
Kârlılık sayfasını açın ve Projeler ya da Departmanlar görünümünü seçin.
Ayları belirleyin
Başlangıç ayı ve Bitiş ayı seçip Uygula düğmesini seçin.
Satırları okuyun
Her satır maliyeti, masrafları, geliri ve marjı gösterir. Maliyet oranı olmayan saatler bir etiketle işaretlenir; bu saatler sıfır sayılmaz, maliyetin dışında bırakılır. Ayrıntı için Maliyet satırları ya da Tahmin bağlantısını açın.
Çalışan maliyet oranı belirleme
Oranı önerin
Oranlar → Maliyet oranları sayfasını açın ve bir kişi için bir tarih aralığında saatlik maliyet önerin.
Onaylatın
Maliyet oranı yetkisi olan başka biri onaylar. Kendi önerinizi onaylayamazsınız.
Sonradan yeni bir aralıkla değiştirin
Onaylanmış oran düzenlenmez. Yeni bir tarih aralığı önerin; o onaylandığında önceki oran o tarihte sona erer.
Ayı kapatma
Dönemleri açın
Diğer → Dönemler sayfasını açın ve kapatmak istediğiniz defterin ayını bulun.
Önce kilitleyin, sonra kapatın
Yönet işlemini seçin. Kontrol ederken ayı geçici olarak kilitleyin; ay sona erdikten sonra kapatın. Varsayılan olarak maliyet ya da satış dönemi, ilgili zaman dönemi kilitlenmeden kapatılamaz.
Yeniden açmak için ikinci kişi gerekir
Kapatılmış bir ay ancak bir kişi isteyip başka biri onaylarsa yeniden açılır. Yeniden açma isteği 30 gün sonra düşer.
Yetkiler
- Yalnız açmaya yetkili olduğunuz finans sayfalarını görürsünüz; kenar çubuğu bağlantısı da sayfa da aynı yetkiyi denetler.
- Varsayılan olarak kurum sahipleri ve yöneticiler, çalışan maliyet oranları dışındaki finans verilerini görür.
- Kayıt eklemek ya da değiştirmek ilgili yetkiyi gerektirir ve her kayıtta bir gerekçe istenir.
- Çalışan maliyet oranları maaş bilgisi sayılır ve ayrı bir yetki gerektirir.
- Yüklenici hesapları yalnız dış kullanıcılara açık yetkileri alır.
- Kimse kendi masrafını onaylayamaz, aynı kişi art arda iki adımı onaylayamaz ve masrafı onaylayan hiç kimse onun ödemesini planlayamaz ya da onaylayamaz.
- Destek oturumu sayfalara bakabilir ama hiçbir şeyi değiştiremez.
Yapay zekâ burada ne yapar
- Paraya dokunmaz. Tutarlar, oranlar, vergiler, bütçeler, onaylar ve dönemler sabit kurallarla ve insanlar tarafından yönetilir. Yapay zekâ hiçbir tutarı belirlemez, hiçbir şeyi onaylamaz.
- Yetkileriniz geçerliliğini korur. Asistanı kullandığınızda yalnız sizin de açabileceğiniz kayıtları okur; erişimi asla genişletmez. Bkz. Beceriler ve yapay zekâ yardımı ve Yardım neyi görür.
- Görevlendirmede maliyet de görünür. Asistan bir iş için kişi önerdiğinde gösterdiği etkenler arasında maliyet de olabilir; seçimi yine bir yönetici onaylar. Bkz. Yapay zekâ asistanı.
SSS
Onaya gönderilen masraf salt okunur olur. Yalnız taslaklar düzenlenebilir ya da silinebilir.
Tutar kurumunuzun belirlediği sınırın (varsayılan 10.000 TL) üzerindeyse ya da masraf Türk lirası dışındaki bir para birimindeyse.
Maliyet oranı olmayan saatler sıfır sayılmaz, maliyetin dışında bırakılır. Kârlılık satırı, maliyet oranı olmayan saat sayısını gösterir.
Yalnız ayrı maliyet oranı yetkisi olanlar. Kurum sahipleri ve yöneticiler bu yetkiyi kendiliğinden almaz.
En özel oran kartı satırı: sırasıyla çalışan, görev türü, rol, proje, müşteri ve kurum. İki satır eşit çıkarsa hiçbir oran seçilmez.
Hayır. Kapatılmış bir aya ya da kesin kilit tarihinden önceye tarihlenen kayıt kaydedilmez. Geçici kilitli bir ay, yalnız kilidi aşma yetkisi olanların kayıtlarını kabul eder.
Hayır. Maliyet oranları proje maliyeti ve kârlılık içindir. Akollo bordro için onaylı süreyi ve izinleri hazırlar; bkz. Bordro.
İlgili sayfalar
- Finans: her sayfa, durum ve kural ayrıntısıyla
- Bordro: Akollo’nun bordroya neleri hazırladığı
- Zaman ve görevler: onaylı sürenin kaynağı
- Raporlar ve dışa aktarma: zaman raporları ve dışa aktarmalar
- BI veri kümeleri: üzerinde anlaşılmış rakamları bir iş zekâsı aracına okuma